Fonte: Gustavo murta
Existe um procedimento que faz da escrita do e-mail uma atividade mais segura e não uma aventura. Veja, passo a passo, o que se deve fazer e o porquê desse procedimento.
1º: ANEXAR O ARQUIVO. Prometer e não entregar é sinal de falta de profissionalismo. A distração não costuma ser um argumento válido nestas situações. Porta,to, antes de começar a usar o teclado, use o mouse, clique e anexe o documento. O principal já vai estar ali, em casos de cartas eletrônicas com arquivos extras.
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2º: PREENCHER O CAMPO “ASSUNTO". E EM MAIÚSCULAS. Quem se esquece disso e o sistema do provedor não for habilitado a avisar que o assunto não foi informado, pode entrar no final da fola de prioridades do destinatário. Faça de tudo para ser lido imediatamente.
3º: REDIGIR O BILHETE DO E-MAIL. Agora, sim, você escreve a carta eletrônica em si. Note que, na escala de importância e segurança, isto vem em 3º lugar e não em 1º, como muita gente pensa.
4º: PREENCHER O CAMPO “DESTINATÁRIO". Isto pode ficar por último, porque sem destinatário o e-mail não tem como ser disparado, não vai a lugar algum.
Fazendo isto, o processo já está mais seguro. Seu risco diminui de ser visto como irresponsável, pouco profissional ou distraído.
Muita gente não dá ao correio eletrônico a atenção que deveria dar. Na maioria das vezes, o e-mail é uma carta. Sendo assim, deve seguir a mesma estrutura.
A data é dispensável, pois aparece automaticamente. No caso de mensagens para outros estados ou países, pode ser interessante colocar o local. Ele deve ser alinhado à direita, logo na primeira linha.
Salte duas ou três linhas, para colocar o vocativo, a forma de tratamento. Salte mais duas ou três e comece a escrever. A mensagem deve ao mais curta e clara que for possível. No e-mail, não é comum usar a tecla tab e abrir parágrafos. Basta saltar uma linha. (como este material didático foi escrito). O leitor vai saber que isso vai marcar a separação de parágrafos, que devem tem cerca de cinco linhas cada.
Sempre que se despede, a pessoa que manda o e-mail mostra educação e respeito. É muito desagradável ler uma mensagem onde a pessoa pula do texto para a assinatura. Se você usou um vocativo no início da correspondência significa que chamou a atenção da pessoa, usando o nome dela ou o cargo. Se você chamou a atenção e a pessoa leu, por educação, se despede.
Tudo bem, mas como é que se deve despedir? Salte duas linhas e, agora sim, use a tecla Tab do teclado, abrindo um parágrafo. Um Agradeço a atenção e despeço-me já basta, se a correspondência for formal. Se for mais informal – uma pessoa que a gente tem intimidade ou que trabalha no mesmo setor – um Abraços já resolve.
Salte mais um par de linhas e assine, na altura do que seria a continuação da linha anterior. Escreva o seu cargo, logo abaixo do nome. Missão cumprida, certo? Não. Não ainda. A tecla digital Enviar é uma tentação. É comum a gente ficar tentada a clicar logo, mandar e ficar livre. Mas nunca se manda uma correspondência sem se ler antes. É nessa hora que a gente tira erros de português, de digitação e de conteúdo. Aí, sim, a gente pode despachar.
